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体育学院公文收发和档案管理办法
发布日期:2013-10-31

为了做好我院党政公文收发和档案管理工作,使之规范化、制度化,根据学校要求,结合我院实际,特制定本办法。

一、学院公文的主要种类

(一)决定:用于对重要事项、重大行动或重大事件做出的安排。

(二)决议:用于经会议讨论通过并要求贯彻的事项。

(三)通知:用于发布规章制度,转发上级要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。

(四)报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

(五)请示:用于向上级机关请求指示、批准的事项。

(六)规定:用于特定范围内的工作和事务,制定具有约束力的行为规范。

(七)合同:用于以学院名义对外签定的、具有法律效力的各类契约。

(八)函:用于相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

同时还有通告、通报以及其它一些公文等,均应按有关规程行文。

二、行文发文程序

(一)经主管领导同意或根据领导安排、要求,对上级或对外行文。

(二)对上级、对外行文必须经主管领导审核签批,方可打印、用印、发出。

三、收文处理程序

(一)学院办公室由专人负责公文的登记、编号、分类。

(二)按文件内容分类处理:校党发(吉大党字)、校发文件(吉大校字),同时送书记、院长阅;党委办公室、组织部等党务部门文件,送书记阅;校长办公室、教务

处、科研处、研究生院、实验室与设备管理处、后勤管理处等职能部门文件、通知等,分别送分管院长阅;学生工作处、团委等与学生管理相关的文件,送主管学生

工作副书记阅。

(三)按学院领导的意见,可将有关文件复印,并转发相关人员,原件统一在办公室存档。

四、公文立挡

(一)立档内容:

1.体育学院建院以来的各类文件、资料。

2.合校以来的各类文件及资料。

3.其它需立档的各类文件及资料。

(二)立档分类:

1.学校党字、校字文件;

2.学校领导的重要讲话;

3.教学管理的重要文件;

4.科研管理的重要文件;

5.研究生管理的重要文件;

6.本科生管理的重要文件;

7.其他需要归档的文件。

五、其它要求

(一)归档文件要有保存价值,能完整、正确记录学院的主要工作情况。

(二)公文运转、处理要及时、迅速、准确,保管要有序,查找便捷。

(三)每年12月底完成全院各类文件、档案整理、装订和编码工作。

(四)借阅时按借阅规定执行。

2013年10月31日

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